25 mejores consejos para tu primera conferencia, ponencia, taller o curso

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¿Tienes que dar una conferencia, ponencia, taller o curso? Aquí te dejo 25 consejos y recomendaciones basados en mi propia experiencia para crear talleres efectivos y con éxito y que salgas airoso del percance.

I – LOS PRELIMINARES

01. Conoce a tu audiencia y conócete a ti mismo

En primer lugar debes tener claro a quién vas a impartir el taller: no es lo mismo que les un taller de WordPress a amas de casa que a al departamento de marketing de una empresa; los requerimientos y lenguaje que debes emplear son distintos.

Una vez que tienes claro quién es tu audiencia debe saber si estás capacitado para impartir esa formación: yo puedo dar un taller básico sobre analítica web pero no me verás dando una master class de analítica en el congreso nacional de Iron Bloggers (para eso ya está Tristán Elósegui )

02. No te dejes vencer por el lado oscuro de Slideshare

Slideshare es un sitio estupendo para buscar inspiración y obtener ideas. Pero una cosa es que cojas ideas y otra que plagies vilmente presentaciones. He asistido a algunos talleres en los que el reputado ponente ha usado diapos de presentaciones ajenas. El novato no se entera, pero los que nos paseamos por Slideshare como por nuestra cocina, las cazamos al vuelo.

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No te dejes vencer por el poder oscuro de Slideshare

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Si tienes que dar una ponencia o taller no te dejes vencer por el lado oscuro de Slideshare - ¡ Comparte este titular!          

03. ¿Qué formato de plantilla utilizo para mi presentación?

Utiliza siempre la misma plantilla de presentación. Con frecuencia te encontrarás con que tienes que impartir formaciones en las que puedes aprovechar algunas diapos de otras presentaciones. Si utilizas plantillas distintas prácticamente te toca repetir el trabajo pero sí la plantilla es la misma con un simple copy paste puedes resolver la situación.

Acerca del diseño de las plantillas cada cual que busque aquella con la que esté más cómodo. Yo por ejemplo apuesto por lo práctico y utilizo una plantilla en la que dejó una franja inferior para poder situar desde logotipos hasta índices, hashtags etc. Aquí tienes un ejemplo

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Mi plantilla de powerpoint. Simple pero efectiva. En dos variantes jugando con mis colores corporativos

04. ¿Cuántas slides meto en mi presentación?

El número de diapos debes evidentemente ajustarlo al tiempo real que tengas disponible. Tras muchas horas de vuelo, he encontrado una regla que me funciona muy bien:

  • regla 1/4 para presentaciones “inspiradoras” en las que lo importante es lo que yo digo o “prácticas” en las que los alumnos deben sobre la marcha ir realizando las tareas propuestas
  • regla 3/4 para presentaciones “técnicas” en las que lo importante son los datos y ejemplos que aporto

Así por ejemplo si tengo que dar una charla de 90 minutos hago el siguiente cálculo:

  • 15 minutos al inicio para que llegue la gente y presentación
  • 15 minutos al final para ruegos y preguntas
  • Tiempo efectivo: 60 minutos.
  • Número de slides 1 / 4 * 60 = 15 diapos aproximadamente

Si tengo que impartir un taller técnico de 4 horas hago el siguiente cálculo:

  • 15 minutos al inicio para esperar que llegue la gente
  • 30 minutos a la mitad de descanso
  • 15 minutos al final para ruegos y preguntas
  • Tiempo efectivo = 180 minutos
  • Número de slides 3/ 4 * 180 = 135 diapos aproximadamente

05. Ensaya, prueba, ajusta

Siempre que puedas intentar ensayar la presentación final para estimar la duración que te lleva completarlo. Cuanto más dure la conferencia más probabilidades hay de qué te quedes con partes de tu presentación sin enseñar debido a que no has medido bien los tiempos. Por ejemplo mi último taller Cecarm llamado “Cómo las PYMEs pueden vender en las redes sociales” lo impartí en más de diez municipios distintos; pues bien, no hubo dos talleres iguales al 100% porque en cada evento ajustaba tiempo, quitaba slides redundantes o añadía alguna que consideraba más oportuna.

Cuando tengo que realizar por primera vez una presentación y es de larga duración, utilizo el siguiente truco: me curo en salud y parte de las diapos que he realizado (teniendo en cuenta la regla de cálculo) las pongo al final en forma de bonus o contenido extra. Que me he quedado sin tiempo no pasa nada nadie se entera. Que voy bien de tiempo les enseño las slides extra.

06. ¿Presentaciones en PDF? No gracias

Evita hacer las presentaciones en formato PDF. Es cierto que así es más cómodo, es cierto que así no vas a tener problemas de compatibilidad, pero también es cierto que tu presentación va a ser sosa, plana y aburrida. Por tanto utiliza un software de presentaciones (Powerpoint, Keynote) y procura introducir efectos de transición (sin pasarte que algunas presentaciones parecen atracciones de feria).

II – CUESTIONES TECNICAS

07. Lleva tu propio portátil

Con frecuencia te dirán que ellos ya tienen un ordenador conectado al cañón de video. Ahora bien ¿qué pasa si por ejemplo ese ordenador tienen una versión incompatible de Powerpoint (o el programa que uses para tu presentación) o si tienes que presentar unos videos y el ordenador no tiene los codecs adecuados? Como yo estoy curado en salud llevo siempre un netbook de 10″ y bateriía de doble celda, con Windows 7 y que va a prueba de bombas y de retroproyectores pijoteros.

08. Los iPads y los MacBooks no hacen buenas migas con los video proyectores

En cristiano, llévate un portátil con Windows y tu presentación que esté hecha en un formato compatible con el mismo. Mi amiga Isabel franco es una apasionada del Ipad y más de una vez ha tenido algún percance por no conectarse correctamente o no tener el adaptador especial para el retroproyector.

09. Lleva tu propio mando a distancia

Ni se te ocurra hacer pijadas de usar el móvil o el iPad como mando a distancia bien por bluetooth o por wi-fi (porque ya está Murphy por ahí maquinando para que fallen), ni utilizar el mando que te ponga la organización (algunos son tan farragosos que lo más probable es que te equivoques de botón cada dos por tres).Yo por ejemplo uso el Targus AMP13EU que me va genial, es compatible con Windows, Mac y Linux, con puntero láser y pila de repuesto. Botones los mínimos, y de precio sale por unos 30 euros.

10. ¿Tienes que usar microfono?

Averigua si vas a tener que utilizar micrófono (debido a las dimensiones de la sala). Lo ideal es que lleves tu propio micrófono de solapa (particularmente los micros de diadema que van colgados de la oreja me hacen parecer ridículo y no puedo evitar acordarme de Madonna en Vogue. Si no tienes micrófono averigua qué clase de micro tienen en la sala: si vas a impartir un taller de tres horas no es lo mismo que lleves un micro de solapa a cargar en la mano con un mamotreto de medio kilo que acabará destrozándote la muñeca y desviando tu atención de la ponencia.

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Micros de diadema: el efecto Vogue

11. El fichero de tu presentación es tu tesoro

Sin ella no eres nadie. Te quiero decir con esto que lleves copias de seguridad. Yo por ejemplo llevo el fichero cargado en el Netbook, una copia en uno o dos pendrives ( por si acaso tengo que hacer la presentación en un ordenador que no es el mío) y en función de la importancia del evento llevo también una copia en la nube por si todo lo anterior falla.

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Cuida tu ppt como si fuera el anillo de Gollum

12. Internet lo justo

¿Tienes que usar internet en tu presentación? Si puedes evítalo. Murphy te dejará tirado sin wifi, sin conexión a internet, sin acceso al servidor… En el congreso nacional de Iron Blogger preparé una ponencia donde la mitad de la misma eran ejemplos prácticos online. La planteé así porque el bueno de Victor me dijo que tendría una wifi estupenda… y era cierto. Lo que no me dijo es que tendría que compartirla con todos los asistentes. El día antes de mi ponencia ví que el wifi no daba para más y por la noche tuve que cambiar el plan y grabarme con el screenr las demos para reproducirlas offline.

III – EL MOMENTO DE LA VERDAD

13. Conoce el campo de batalla

Intenta averiguar con antelación dónde vas a impartir tu conferencia. No es lo mismo que se lleve a cabo en un salón de actos para 200 personas o que se haga en un aula de formación para 10. De igual manera si eres como yo, de los que imparte los talleres de pie y paseándome por la audiencia tienes que tener claro si tienes espacio para moverte o si vas a estar sentado o encajonado en un lugar concreto. Poner foto aula y salon.

14. Llega antes de la hora

Procura llegar con media hora de antelación al lugar, sobre todo si no conoces el sitio. Ya sabes que hay que aparcar, encontrar el sitio, encontrar a tu contacto, que te den acceso a la sala, conectar el portátil al cañon de video, probar el audio … que te de tiempo a establecer un plan B por si surgen imprevistos. No es plan de ponerse a hacer pruebas con tu audiencia ya sentada y esperando.

15. Desayuna o come ligero

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En función de que tu taller lo des por la mañana o por la tarde. No querrás que en medio de la conferencia te de una indigestión o un ataque de acidez. Para los desayunos recomiendo un zumo, tostadas y café de sobre (nada de cortados que algunas máquinas de bar hacen que te vayas directo al aseo). Para las comidas un sándwich vegetal y agua. Nada de alcohol ni bebidas gaseosas.

16. La mejor introducción, la tuya

Con frecuencia tendrán que introducirte (es decir, mencionar tu nombre y quién eres) bien previamente anunciando el evento en folletos, páginas webs, notas de prensa, así como en el momento del taller. Como no es conveniente de que el maestro de ceremonias empiece a improvisar, divagar y meta la pata, lo mejor es que tú mismo le des un pequeño párrafo (2 o 3 frases, no más) con tu introducción para que lo lea literalmente. Encima al maestro de ceremonias le haces un favor.

17. Antes sencillo que envarado

La indumentario es un factor clave. En principio debería ir acorde con el evento (informal, formal, etiqueta) pero ante todo te sugiero que lleves una ropa con la que te sientas cómodo. Es decir si no estás acostumbrado a llevar traje y corbata por Dios no te lo pongas porque vas a estar más tieso que una vara y vas a estar más pendiente de tu traje que de la presentación y de tu audiencia. De igual manera nada de estrenar ropa o calzado para el evento no vaya a ser que descubras que tus zapatos nuevos te aprietan una barbaridad o que el pantalón no te ciñe bien y se te cae a cada paso. Como resumen se tú mismo. Yo por ejemplo en conferencias largas apuesto siempre por la comodidad antes que por la etiqueta y voy en vaqueros, camisa y calzado super rodados.

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Antes sencillo que envarado. En mis talleres empiezo de punto en blanco y con la emoción del momento mira cómo acabo …

18. Dile a tu audiencia de qué vas a hablar

Es conveniente que una vez que te has presentado, dediques una diapo a hacer un pequeño esquema de los puntos que vas a tratar en tu ponencia. De esa manera, podrán hacerse con un hilo argumental para que no se pierdan durante la misma. Igualmente indica si se va a hacer un descanso y a qué hora será.

19. Las fotos de tu ponencia valen su peso en oro

A tu conferencia querrás sacarle la máxima exposición posible. Crea un hash y dile a los asistentes que te saquen fotos y utilicen ese hash para poder identificarlas. Al final del evento, buscas el HT y te quedas con las fotos más chulas para crear tu portafolio.

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Dale un hashtag a tu audiencia y después a pescar fotos

20. Las preguntas para el final

Normalmente la primera o segunda pregunta puedes responderla sobre la marcha. Si te hacen más, educadamente (y con seguridad, que no parezca que quieres escurrir el bulto) pides que te las hagan al final del taller. En caso contrario corres el riesgo de quedarte sin tiempo. Esta estrategia viene bien cuando te encuentras en la sala con un revienta conferencias que quiere monopolizar el evento y llevar el mismo por los cerros de Úbeda.

21. Si vas a generar polémica, lleva chaleco antibalas

Hablando de revienta conferencias. Si la temática de tu taller es polémica (las mías suelen serlo por ser políticamente incorrectas) ve preparado para contrarrestar los argumentos del listo de turno. Recuerdo un taller de Twitter donde exponía que para una nueva cuenta la mejor estrategia era el “te sigo me sigues”. Como ya sabía que podría salirme el purista de turno que dijera que esa acción era poco efectiva, que no era apropiada, que no era elegante y bla bla, en la propia presentación llevaba preparados varios casos de éxito de expertos que apoyaban mi tesis. La mejor forma de evitar un incendio es echar un cubo de agua antes de que salte la chispa.

22. Seguridad incluso en la duda

Durante el desarrollo de la conferencia o en el turno de preguntas es muy probable que te salgan con una cuestión que te pilla totalmente descolocado y que no sabes qué responder. En mi caso al tratar temáticas muy técnicas, con software que se actualiza cada dos por tres, es tremendamente fácilmente quedarte fuera de juego. Simplemente, contesta la verdad, que no lo sabes, pero que si tiene mucho interés que te deje un mail de contacto y se lo averiguas a la mayor brevedad posible. Ni se te ocurra tirarte el farol y contestar lo primero que se antoje que seguro te pillan con el trasero al aire.

23. Es sólo rock & roll, pero me gusta

Piensa en tu audiencia. ¿Quién tiene más merito? ¿Tú, que vas a dar una masterclass o tu audiencia, que te va a escuchar y aguantar durante 3 o 4 horas? Si quieres tener éxito hazles la conferencia lo más amena y llevadera posible. Yo soy un ferviente partidario del Edutaiment; esta palabreja es la combinación en inglés de educación y entretenimiento- Si no te diviertes y tu audiencia no se divierte, mal rollo.

24. Be water my friend

Después de tantos años impartiendo talleres y conferencias reconozco que en algunas ocasiones todavía me sigo poniendo nervioso antes de salir a la palestra. Pero ese momento desaparece en el momento en que me presento y me dirijo a la audiencia. ¿El truco? Proximidad (tanto física, como emocional) con tu audiencia y poner los cinco sentidos en el taller. Yo particularmente acabo agotado tras un workshop de tres o cuatro horas porque ha sido un tiempo que he estado 100% pendiente de mi presentación y de las reacciones de la audiencia. En ocasiones me abstraigo tanto que tienen que decirme que es la hora de hacer la pausa.

25. El feedback de tu audiencia es esencial para mejorar

Una vez concluida la conferencia o la ponencia, échale un vistazo a los comentarios en redes sociales, agradece su presencia, solicita opiniones. Si al taller va gente de confianza que te digan qué tal has estado. ¿Se ha grabado en video? Mejor, mírate y revisa las imágenes una y otra vez buscando tics y fallos. Yo por ejemplo tengo el tic de utilizar demasiado el verbo coger. ¿Problema? en gran parte de paises sudaméricanos ese verbo tiene la acepciónn de hacer el amor pero a nivel vulgar. Mis videos pueden convertirse en algo escandaloso…

Bonus 26. Tus datos de contacto bien visibles

Ya sabemos que un taller o conferencia a veces lo hacemos con el único objetivo de mejorar nuestro branding, nuestra marca personal. Con frecuencia acudo a ponencias en las que el ponente me ha gustado y resulta que salvo que me acerque a pedirle una tarjeta, me es imposible entrar en contacto con él porque no ha indicado ni su twitter, su web, su mail … Así que ya sabes: en la portada de inicio (esa slide que estará fija durante varios minutos mientras llega el público)y en la slide final (slide que estará fija en el turno final de ruegos y preguntas) tu twitter, tu web y tu mail.

Bonus 27. Una cosa es el storytelling y otra es el teatro

Ya sabemos que en según que tipo de eventos es imprescindible tirar de historias. Ahora bien, noto en ciertos ponentes últimamente (quizás por falta de tablas o por vicio) que cuando cuentan su historia resultan tan forzados que parece que están representado una función de teatro. ¿Problema? Pierdes credibilidad y la gente no se cree tu mensaje.

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IV – CONTENIDOS EXTRA

Para ampliar más info aquí te dejo una estupenda presentación sobre aspectos claves de las charlas TED para seguir tomando ideas

Igualmente te recomiendo este libro “Método TED para hablar en público” y haciendo clic en la imágen irás a un estupendo resumen que han hecho la gente de elartedepresentar.com

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Resumen del libro “Método TED para hablar en público” via elartedepresentar.com

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